Hinweise

Häufige Fragen an uns:

Einen Großteil der von Ihnen gewünschten Änderungen können Sie selbst erledigen. Bei einem kleinen Teil geht dies wegen der Vorgaben der DSGVO nicht.

Wir übernehmen eine Vielzahl an Einstellungen für Sie, wenn Sie bei uns Fördermitglied sind. Dies können wir nur für die Dinge tun, die wir auch beeinflussen können. Die Einstellungen Ihres Mailprogramms können wir aus der Ferne nicht vornehmen.


Empfangsprobleme
Meine Mails erscheinen nicht auf der Liste -> Formatierung / Absender
Ich erhalte eine Meldung über Zustellprobleme "Bounces"
Ich möchte meine E-Mailanschrift ändern
Ich möchte die Tageszusammenfassung
Endlich Urlaub

Mailinglisten

Eine Mailingliste ist ein Medium, mit dem Mails der dort eingetragenen Nutzer*innen verteilt werden können.


Unformatierte Mails

Damit über die Mails keine Schadprogramme verteilt werden haben wir folgende Einstellungen vorgenommen:


Mails werden nur unformatiert verteilt.
Wenn Sie eine Mail mit Formatierungen, meist im HTML-Format, senden, wird die Mail automatisch von der Listensoftware aufgeteilt. Daber kann es vorkommen, dass Hauptbestandteile Ihrer Mail nicht verteilt werden.
Teilweise werden von Ihrem Provider bzw. Mailanbieter ohne Ihr Zutun weitere Anhänge an eine Mail zugefügt. Das kann dazu führen, dass Ihre Mail nicht verteilt wird, obwohl Sie die Mail "unformatiert" geschrieben haben. In diesem Fall wird ein Versand von Mails durch Sie an die Liste schwierig.
Eine von Ihnen formatiert (html) geschriebene E-Mail kann möglicherweise nicht von der Mailingliste verteilt werden
Es werden nur Mail der eingetragenen Nutzer*innen an die Liste weitergeleitet

Empfangsprobleme

Sie haben den Eindruck, dass Sie nur einen Teil der Mails der Liste erhalten.


Die Mailinglisten werden von der Listensoftware Mailman verwaltet.
Wenn eine Mail der Liste vom Server der Ruhr-Universität Bochum auf die Reise zu Ihnen geschickt wird, dann wird die Mail über verschiedene Server weitergeleitet. All dies passiert automatisch bis die Mail bei Ihrem Provider ankommt und dann hoffentlich in Ihr Postfach zugestellt wird. Auf dem Weg der Mail werden von den jeweiligen Servern Transportinformationen zur Mail hinzugefügt. Auch diese Infos können wir normalerweise nicht sehen aber Ihr Provider wertet diese Infos aus. Teilweise werden Mails der Mailingliste als Spam identifiziert und in den Spam-Ordner sortiert. Dann wird Ihnen die Mail zugestellt. Es kann auch passieren, dass eine Mail als ungewünschte und gefährliche Mail durch Ihren Provider bewertet wird. Dann stellt Ihnen Ihr Provider die Mail nicht zu.
Wir haben auf den Weg und die Behandlung der Mails der Liste keinen Einfluss mehr, wenn die Mails von der Listenverwaltungssoftware verarbeitet werden.

Gern würden wir Ihnen helfen, wenn Mails der Liste teilweise nicht bei Ihnen ankommen. Wir können den Weg der Mails der Listen leider nicht beeinflussen. Durch die Einstellungen der Listenverwaltungssoftware tun wir unser möglichstes, dass die Mails der Liste keine Formatierung haben und so die bestmöglichste Chance bekommt, dass die Mails an Sie zugestellt werden.

Wenn der Empfang der Mails der Liste dauerhaft gestört oder unvollständig ist, dann empfehlen wir Ihnen ein Postfach bei einem anderen Provider. Wir erleben es leider auch, dass ein längerer ungestörter Empfang plötzlich problematisch wird. Dies können wir bedauerlicherweise nicht beeinflussen.


Bounces

Das Programm für diese Mailingliste mit dem Namen Mailman registriert Zustellprobleme. Damit werden inaktive Mailanschriften identifiziert und dorthin keine weiteren Mails versandt.

Bei Zustellproblemen erhalten Sie eine Meldung, dass der Versand an Sie nicht fehlerfrei läuft. Wir haben es ab und zu, dass der Empfang jahrelang problemlos funktioniert hat und nun etwas anders ist. Was immer sich bei Ihrem Provider geändert hat, wir können dies nicht beeinflussen.

Die Ursachen für diese Bounce-Meldungen sind vielfältig:


Die Speicherkapazität Ihres Mailkontos ist ausgeschöpft.
Ihr Provider identifiziert die Mails der Liste als Spam und weist die Mails zurück.
Ein Provider, über den die Zustellung im Sinne der Weiterleitung läuft, fügt eine Weiterleitungs- bzw. Transportinformation an, die von Ihrem Provider als Spam erkannt wird.
Ihr Provider hat generelle Probleme mit Mailinglisten.

Lösung bei Bounces

Wir haben Sie auf der Mailingliste eingetragen und damit werden die Mails an Sie verschickt. Wir können auf unseren Systemen keine Einstellungen verändern.

Wir haben keinen Einfluss auf das, was auf dem Weg von der Listensoftware und Ihnen passiert.

Sollte Ihnen das Freischalten Ihres Accounts auf Dauer zu mühsam sein, probieren Sie eine Mailanschrift bei einem anderen Provider aus.


Absendeanschrift der E-Mails

Bitte senden Sie Mails an die Liste von Ihrem Mailkonto, mit dem Sie auf der Liste eingetragen sind.


Sie melden sich mit der Anschrift XXX@bbbbb.net an
Dann tragen wir diese Anschrift XXX@bbbbb.net für die Listenteilnahme ein und es startet Ihr Abonnement der Mailingliste mit der von Ihnen angegebenen Mailanschrift
Sie empfangen fortan Mails der Liste und die Listensoftware sendet Ihnen alle Listenmails an XXX@bbbbb.net

Bei Nutzer*innen mit zwei oder mehr Mailkonten kann es zu Problemen kommen.


Bei Versenden einer Mail durch Sie wird diese Mail von einem anderen Mailkonto als der eingetragenen Mailanschrift versendet.
Konkret: Sie sind mit der Anschrift XXX@bbbbb.net angemeldet aber schreiben nun mit PPP@ffff.org an die Liste
Die Listensoftware überprüft nun, ob eine Mailanschrift PPP@ffff.org angemeldet ist
Ergebnis: NEIN
Sie sind ja mit XXX@bbbbb.net angemeldet und nicht mit PPP@ffff.org
Daher wird eine Mail, die Sie mit dem Absendekonto PPP@ffff.org schreiben, nicht an die Liste verteilt

Lösung: Ihre Mail gelangt nur dann an die Liste, wenn Sie mit der auf der Liste eingetragenen Mailanschrift schreiben.

Manchmal ist es in den Einstellungen der Mailprogramme nicht sofort zu sehen, mit welcher Mailanschrift (von welchem Konto) Mails verschickt werden. Diese Einstellungen kennen nur Sie und wie Sie dies umstellen oder einstellen können, hängt von Ihrem Mailprogramm ab.

Fazit
: Das Einstellen der Mailabsendeanschrift ist zur Prüfung entscheidend und Ihre Mail gelangt nur dann an die Liste, wenn Sie mit der auf der Liste eingetragenen Mailanschrift schreiben.


Weitere Sendeprobleme

Ihr Provider fügt Ihren Mails Informationen bei, die von der Listensoftware Mailman des Rechenzentrums der Ruhr-Universität Bochum als Spam erkannt werden. Dann wird Ihre Mail automatisch gelöscht und wir haben keinen Einfluss, da wir Ihre E-Mail nicht sehen.

Sie möchten Ihre E-Mailanschrift ändern?

Bitte melden Sie sich selbst mit der nicht mehr gewünschten Mailanschrift ab.
Dann geben Sie Ihre Daten und die neue Mailanschrift in die Anmeldemaske ein. Wir benötigen von Ihnen erneut Ihre Einwilligung und Ihre Daten wie bei der ersten Anmeldung.
Durch die Vorgaben der DSGVO benötigen wie eine Neuanmeldung und Sie selbst können die Änderung Ihrer Mailanschrift bei Mailman nicht vornehmen.

Wieso diese Einstellung?

Schutz vor ungewünschten Werbemails
Vorgabe der DSGVO

Tageszusammenfassung

Die Mails der Liste kommen standarsmäßig einzeln nach der Reihenfolge, in der Nutzer*innen an die Liste schreiben. Die Menge an Mails jeden Tag ist von der Diskussionsleidenschaft der Nutzer*innen abhängig.

Bei vielen Mails pro Tag hilft es, einen eigenen Ordner im Mailprogramm einzurichten und die Mails der Liste automatisch dorthin sortieren zu lassen. Wenn diese Möglichkeit bei Ihrem Provider bzw. Ihrem Mailprogramm nicht gegeben ist, können Sie auch eine Sammlung der Mails eines Tages einstellen.

Melden Sie sich dazu mit Ihrem Kennwort beim Listenverwaltungsprogramm an. Die entsprechenden Daten haben Sie mit der Begrüßungsmail automatisch erhalten. Im Listenverwaltungsprogramm können Sie selbst den Empfangsmodus ändern.


Endlich Urlaub

Sie können das Abo der Mailingliste selbst für die Zeit Ihres Urlaubs unterbrechen. Dazu melden Sie sich mit Ihrem Kennwort beim Listenverwaltungsprogramm an und unterbrechen den Empfang der Mailzustellung der Liste. Wenn Sie dann erholt aus dem Urlaub zurück sind, melden Sie sich erneut beim Listenverwaltungsprogramm an und schalten den Empfang der Liste wieder frei.


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